Nachhaltigkeitsberichtserstattung – Ein Überblick über hilfreiche Tools

DNK, GRI, CSRD und EU-Taxonomie

Mittlerweile hat wahrscheinlich jedes Unternehmen in Deutschland davon gehört, dass es bald die Notwendigkeit zu einer Nachhaltigkeitsberichterstattung geben wird – entweder, weil das eigene Unternehmen unter die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben fällt oder aber weil die eigene Organisation Teil der Lieferkette eines größeren Unternehmens ist.

In unserem heutigen Blog-Post möchten wir Euch acht Nachhaltigkeitsmanagement-Tools vorstellen, die Euch und Euer Unternehmen bei der Berichtserstattung unterstützen können. Wir zielen hierbei nicht auf eine abschließende Bewertung oder ein Ranking der Tools, da die Bedürfnisse und Wünsche je Unternehmen sehr individuell ausfallen und es daher kein allgemeingültiges „bestes“ Tool geben kann. Wir möchten Euch einen Überblick über die Angebote geben, damit ihr Euch einen ersten Eindruck machen könnt – also eine Hilfestellung bei der Entscheidungsfindung nach der richtigen Software für Euch und Eure Ansprüche.

Wir haben uns bei unseren Einschätzungen von folgenden sieben Kriterien leiten lassen: Preis, Bedienbarkeit & Barrierefreiheit, Funktionen & Möglichkeiten, Passung für welche Unternehmensgrößen, Nachhaltigkeit & Open Source, Supportangebote, sowie Datenschutz.

Die Testeindrücke werden im Folgenden in alphabetischer Reihenfolge präsentiert.

Code Gaia

Das webbasierte Tool ‘Code Gaia’ (ehem. Spenoki) legt den Fokus auf den GRI-Standard. Die Umweltkennzahlen (GRI-300) werden in der Software abgefragt und anhand des GHG Protokolls konform in Emissionsäquivalente umgerechnet. Die Abfrage der Umweltkennzahlen erfolgt über die Eingabe von Rechnungen/Belegen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Schnittstellen zu SAP, Datev oder auch individuellen Programmen bereitgestellt werden. Der Upload kann aber auch über Excel-Tabellen erfolgen. Wichtig ist es zu beachten, dass keine Eingaben gemacht werden können, für die es keinen Beleg gibt. Durch diese Maßnahme soll sichergestellt werden, dass für eventuelle Zertifizierungen alles belegt und nachvollziehbar ist. Mithilfe einer KI werden die Buchhaltungsdaten den jeweiligen GRI-Kategorien zugeordnet – gleichzeitig wird die KI mit den Daten weiter trainiert. Laut Code Gaia können so ca. 95% der Daten automatisiert erfasst werden und der Aufwand beträgt nur ca. eine Stunde pro Jahr.

Code Gaia ist jedoch kein reines CO2-Bilanzierungstool, denn die Abfrage sozialer und ökonomischer Faktoren (GRI-100, 200 und 400) kann hinzugebucht werden. Die Beantwortung der Kriterien erfolgt sowohl durch ausgewählte Datenpunkte (Einstellungen, Kündigungen, Krankheitstage etc.), aber auch durch qualitative Fragen (bspw. Beschreibung des Managementansatzes gegen Korruption). Hier besteht die Möglichkeit einzelne Datenpunkte und Fragen gezielt per E-Mail an die zuständigen Personen im Unternehmen zu delegieren. Diese brauchen für die Eintragung in das System keinen Log-In zur Software, sondern werden durch einen Link zu den ihnen zugeordneten Fragen geführt. Die Software übernimmt an einigen Stellen auch hier die Berechnung von Indikatoren. So wird bspw. die Fluktuationsrate durch die Eingabe von relevanten HR-Daten errechnet. Zusätzlich wird bei den sozialen und ökonomischen Faktoren die Option angeboten, eigene Fragen und Indikatoren einzugeben, über die man berichten möchte. An jeder Stelle bietet die Software Hinweise und Hilfe zu den Indikatoren durch Erklärungen, Videos und Beispielen aus anderen Unternehmen.

Es ist möglich auch komplexere Unternehmensstrukturen abzubilden und somit für verschiedene Geschäftsstandorte, Lager, Produktionsstätten oder Büros eigene Daten zu sammeln und diese getrennt zu berichten. Laut Code Gaia eignet sich die Software für Unternehmen mit einer Größe von bis zu 1000 Mitarbeitenden am besten.

Die Software bietet auf Grundlage der Unternehmensdaten Unterstützung bei der Optimierung an. Für verschiedene Ziele (CO2-Emissionen reduzieren, nachhaltige Unternehmensführung etc.) werden Kooperationspartner aufgeführt, die bei der Zielerreichung unterstützen können. Ebenso besteht unlimitierter Zugriff auf das Code Gaia-Team für Feedback, techn. Support, Beratung über Optimierungsansätze und als Sparringspartner. Die Daten werden nach ISO27001 auf deutschen Servern in Frankfurt gespeichert.

Die gesammelten Informationen werden in gängigen Formaten (PDF, DOCX) als kurzes, Diagramm-basiertes Factsheet oder als kompletter ESG-Report ausgegeben. Es scheint nicht möglich zu sein, den Standard direkt auszuwählen, nach dem man berichten will. Code Gaia fragt mit der Fokussierung auf die GRI-Kriterien zwar alle relevanten Daten ab, diese müssen dann jedoch selbstständig auf die jeweilige Berichtsform, z.B. DNK, UN Global Compact oder Ecovadis angepasst und ggf. ergänzt werden.

Der Preis für die Software berechnet sich nach der Unternehmensgröße. Es werden Pakete auch für Kleinstunternehmen angeboten. Ebenso kann der Umfang der Software ausgewählt werden: Starterpakete, einzelne Indikatoren oder Komplett-ESG Paket. Kostenfreie Erstberatungstermine und eine Demo-Vorführung der Software werden angeboten.

Hier geht es zur Website von Code Gaia.

Envoria

Envoria ist eine ESG-Software mit umfangreichen Funktionen. Diese werden in abgeschlossenen Modulen angeboten, die sowohl einzeln als auch im Zusammenspiel funktionieren. Zudem kann die Envoria-Software verschiedene Standards (u.a. CSRD, EU-Taxonomie, Reporting nach GRI, SASB, SDG) abbilden und bietet zusätzlich die Möglichkeit eigene KPIs anzulegen. Die Software besitzt ein feinteiliges CO2-Berechnungsmodul nach dem GHG Protokoll, mit dem auch Produkt-Fußabdrücke berechnet werden können. Hinzu kommt auch ein Modul zum Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz.

Die Dateneingabe funktioniert in allen Modulen nach dem Modell Eingabe-Review-Freigabe, um die Daten sicher und nachvollziehbar für Audits und Zertifizierungen darzustellen. Wurde ein Jahresbericht einmal erstellt, kann dieser nachträglich nicht mehr bearbeitet/rückgängig gemacht werden, um Transparenz sicherzustellen.

Die Software bietet in der Art und Weise der Dateneingabe und -darstellung sehr detaillierte Individualisierungs- und Entscheidungsmöglichkeiten. Dies bietet sehr große Flexibilität, muss aber auch mit größerem Aufwand erarbeitet und gepflegt werden. Für die Erfassung der Daten stehen verschiedene Schnittstellen zur Verfügung oder können speziell programmiert werden (manuell, CSV/Excel, SAP). Die Datenpflege kann innerhalb der Software über das Aufgabenmanagement spezifischen Personen und/oder Abteilungen zugewiesen werden, die für die Bearbeitung einen eigenen Log-In nutzen.

Envoria bietet die Möglichkeit auch komplexe Konzernstrukturen darzustellen und bietet an innerhalb dieser Strukturen verschiedene Standards und Datenbanken zu hinterlegen, wenn sich die Gesellschaften bspw. in unterschiedlichen Ländern befinden und dort andere Richtlinien gelten.

Alle Änderungen oder Erweiterungen bestehender und zukünftiger Richtlinien werden automatisch in der Software als kostenloses Update zur Verfügung gestellt. Die Software ist mit einer Jahreslizenz für das Berichtsjahr zu erwerben und monatlich kündbar.

Die eingegebenen Daten werden auf Servern in der EU (Deutschland und Österreich) gespeichert.

Hier geht es zur Website von Envoria.

ESG-Cockpit

Das ESG-Cockpit ist eine Software aus Österreich, die es seit 2012 gibt. Das Unternehmen akaryon ist bereits seit 20 Jahren auf Tools für Nachhaltigkeitsmanagement spezialisiert.

Das ESG-Cockpit kann eine Vielzahl an Standards abbilden (GRI, DNK, SBTi, EMAS, GWÖ, SDG, EU Taxonomie, CSRD und mehr). Alle Standards werden aktuell gehalten. Ein Modul zur CO2-Bilanzierung ist in fast allen Standards enthalten und die Berechnung des Fußabdrucks erfolgt anhand des GHG Protokolls. Die Software wird als webbasierte Version angeboten – die Daten liegen dann auf deutschen und österreichischen, klimaneutralen Servern – sie kann aber auch als Inhouse-Installation erworben werden.

Die Unternehmensstruktur kann einfach oder komplex dargestellt werden. Je nach Wunsch und Notwendigkeit des Kunden können so auch einzelne Abteilungen, Lieferketten, Prozesse, Produkte oder verschiedene Gesellschaften und Standorte abgebildet und deren CO2-Bilanzen und/oder Nachhaltigkeitsberichte gezielt erstellt werden. Hier gibt es auch die Möglichkeit, wenn es notwendig ist, für diese sog. “Knoten” im Organigramm unterschiedliche Reporting-Standards zu wählen.

Die Dateneingabe kann manuell oder über verschiedenste Schnittstellen erfolgen. Wenn die Datensammlung im Teamwork erfolgt, können über das Tool für die User individuelle Rollen und Rechte festgelegt werden. Um eine transparente und auditierbare Datenbasis aufzubauen, muss die Datenherkunft mit Belegen gesichert werden. Die Freigabe der Daten erfolgt im 4-Augen-Prizip und wird dokumentiert. Es wird auch die Möglichkeit angeboten Schätzwerte anzugeben und dann Datenlücken durch intelligente Hochrechnungen zu schließen. Die Umrechnung in Standard-konforme Indikatoren werden durch die Software übernommen. Eigene Kennzahlen und spezifische Abfragen können durch die Nutzer integriert werden. Die Daten können in gängigen Formaten dargestellt (Tabellen, Diagramme, Grafiken) und heruntergeladen werden (Excel/CSV, PDF..). Ältere Daten werden bei der Aktualisierung von Standards und Emissionsfaktoren nicht überschrieben, um eine optimale Auditierungs-/Zertifizierungsbasis zu bieten.

Das Tool bietet die Möglichkeit aus den Daten, Maßnahmen und Ziele festzulegen und diese durch Zeitreihen, Zielpfade und Szenarien effizient zu überblicken und zu verfolgen.

Die Preise für die Software hängen von der Komplexität der Unternehmensstruktur, also der Größe des abzubildenden Organigramms (Knoten) ab, sowie von der Auswahl des Berichtsstandards. Die Userzahl ist unbegrenzt. Kleine Unternehmen haben damit die Möglichkeit eine kostengünstige Version zu erstehen, an der aber trotzdem alle Mitarbeitenden beteiligt werden können. Das Organigramm und die Standards lassen sich natürlich erweitern oder ändern. Das Unternehmen empfiehlt dringend, die Einführung der Software von einer Schulung begleiten zu lassen, da aufgrund des hohen Flexibilisierungs- und Individualisierungsgrades der Software ein “einfach loslegen” eher schwierig ist. Einmal angelegt, kann die Software dann selber gepflegt werden. Ein Support steht zur Verfügung. Das ESG-Cockpit bietet Beratungsgespräche zum Kennenlernen des Tools an. Ein 3-monatiger Testzugang zur Vollversion kann für 500 Euro erworben werden. Diese Kosten werden bei Erwerb einer Lizenz verrechnet.

Hier geht es zur Website von ESG-Cockpit.

ESG2Go

Die Software ESG2Go ist ein Tool aus der Schweiz, welches sich vor allem auf Rating und Benchmarking spezialisiert hat. Die Nachhaltigkeitsberichtsoptionen wurden und werden derzeit eingebaut, um die Anwendungsmöglichkeiten der Software zu erweitern. Da sich die abgefragten Daten für die ESG-Ratings mit den Daten für gängige Standards, wie DNK überschneiden, sollen diese Synergieeffekte genutzt werden.

Die Datenerfassung erfolgt durch im Unternehmen bereits bestehende Systeme (Rechnungen, Lohnbuchhaltung, Organigramme etc). Das Rating fragt 90 KPI aus den Bereichen Administratives, Umwelt, Soziales, Governance und Datenschutz ab. Zusätzlich gibt es mit dem sog. “Handprint” die Möglichkeit Maßnahmen und Prozesse anzugeben, welche bereits zur Nachhaltigkeit im Unternehmen beitragen. Aus diesen Daten können und sollen in Zukunft Nachhaltigkeitsberichte nach den Standards GRI, DNK, SDG, EU-Taxonomie und Ecovadis erstellt werden.

Aufgrund der bisherigen Fokussierung auf Benchmarking für schweizerische KMU ergeben sich für deutsche Unternehmen einige Hürden: Die Daten können noch nicht in Euro abgebildet werden, auch beziehen sich die Industrieklassen für den Vergleich auf die Schweiz. Leider kann mit dem Tool keine CO2-Berechnung erfolgen. Derzeit gibt es auch noch keine Möglichkeiten die Daten mit entsprechenden Belegen / Rechnungen / Dokumenten zu hinterlegen. Diese Funktion soll aber in Zukunft eingebaut werden.

Für deutsche Unternehmen, die in der Schweiz tätig sind, ist dies sicher ein interessantes Tool, welches in Zukunft noch relevanter werden wird, wenn die Lokalisierung für den deutschen Markt weiter vorangetrieben wird.

Hier geht es zur Website von ESG2Go.

Quentic

Quentic ist eine äußerst umfassende Software für alle Unternehmensbereiche. Sie umfasst Funktionen zur Arbeitssicherheit, zum Umwelt-, Audit-, Gefahrstoff- und Nachhaltigkeitsmanagement, sowie zur Legal Compliance. Die Software ist browserbasiert und auch als App nutzbar.

Innerhalb des Nachhaltigkeitsmanagement-Moduls können die Aspekte entweder nach standardisierten Indikatoren, wie GRI oder DNK abgefragt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit eigene Indikatorenkataloge anzulegen oder die bestehenden Standards zu ergänzen. Die Datensammlung kann durch Software-interne E-Mail-Aufforderungen an unterschiedliche, zuständige Personen delegiert werden. Über den Reporting-Plan kann der Fortschritt der Berichterstattung überblickt werden. Die Kennzahlen und Indikatoren werden als Diagramme, Tabellen und Zeitreihen übersichtlich dargestellt. Die Datenfreigabe für den Bericht erfolgt inklusive der Protokollierung des Prüfprozesses und der Änderungshistorie. Der Ablauf bietet somit eine sichere Grundlage für Auditierungen.

Leider gab es für diese Recherche nicht die Möglichkeit für einen Kennenlerntermin oder einen Demo-Zugang der Quentic-Software zu erhalten. Für interessierte, potentielle Kund*innen wird dies aber angeboten. Preise werden auf Anfrage bzw. im Zuge eines konkreten Angebots genannt.

Trotzdem kann man davon ausgehen, dass Quentic am ehesten für komplexe Unternehmensstrukturen, die viele der angebotenen Bereiche benötigen, geeignet ist. Wenn man “nur” auf der Suche nach einer Software für das Nachhaltigkeitsreporting ist, übersteigt insbesondere für kleine Unternehmen, das Angebot sicherlich die Nachfrage.

Hier geht es zur Website von Quentic.

Verso

Verso ist eine in München entwickelte CSR-Software, die mittelständische Unternehmen bei der Berichtserstattung und dem Nachhaltigkeitsmanagement unterstützt. Mit Verso lassen sich eine Vielzahl an Standards abdecken: GRI, DNK, UN Global Compact, SDG, aber auch CSRD und die EU Taxonomie werden derzeit nach und nach in das System eingebaut. Das Ziel der Software ist es Kunden ohne viel Vorwissen zu schnellen Resultaten zu verhelfen. Dies geschieht im Besonderen durch eine Kombination aus Beratung und Software, in der sowohl Wissen vermittelt wird, aber auch einzelne Prozesse von Verso-Mitarbeitenden übernommen werden.

Die Software lässt sich jedoch auch gänzlich ohne die Beratungsleistung verwenden und bietet verschiedene Module an mit Fokus auf den Bericht, mit Fokus auf die CO2-Bilanz oder auch mit einer Kombination aus beidem und zusätzlichen Funktionen im Projektmanagement. Das Projektmanagement bietet die Möglichkeit Ziele und Maßnahmen festzulegen und diese im Team gemeinsam zu bearbeiten. Auf Wunsch lässt sich die Software auch für komplexe, länderübergreifende Unternehmensstrukturen individuell anpassen.

Die Dateneingabe erfolgt nach dem gewählten Standard, sowie bei der CO2-Bilanz vor dem Hintergrund des GHG Protokolls. Die Daten können dabei manuell oder aber über gängige Schnittstellen in das System geladen werden. Der CSR-Bericht kann in der Software gestaltet und angepasst werden oder aber in editierbaren Formaten außerhalb der Software grafisch aufgearbeitet werden. Eine Besonderheit bei Verso ist die direkte Möglichkeit der Emissionskompensation mit ausgewählten Projekten innerhalb des Tools.

Die Preise gestalten sich anhand der gewählten Module und dann nach Anzahl der Nutzenden. Es gibt jedoch gesonderte Angebote für Start-Ups, Verbände oder Kommunen. Verso bietet Beratungsgespräche, sowie eine Demo-Version ihrer Produkte an, um sich ein Bild machen zu können.

Hier geht es zur Website von Verso.

WeShyft

WeShyft ist eine webbasierte ESG-Reporting Software, die die Standards GRI und DNK abbildet, aber zusätzlich auch Funktionen zum Projektmanagement und Lieferkettenmanagement anbietet. Die Möglichkeit zur CO2-Bilanzierung besteht momentan noch nicht, wird aber derzeit programmiert. Sobald die Standards zur EU Taxonomie und CSRD feststehen, sollen auch diese integriert werden.

Die Software ist auditierungssicher gestaltet, da für alle Datenpunkte Belege hinzugefügt werden können und alle Änderungen in einem Änderungsverlauf erfasst werden. Die Datenpunkte können an verschiedene Personen delegiert werden. Die sog. Kontributoren benötigen dafür einen eigenen Log-In Zugang zur Software. Auf dem Dashboard kann der Fortschritt nachvollzogen werden, sowohl in Tabellen, also auch in grafischer Form. Die Daten werden zusätzlich als Zeitreihen angezeigt. Nach einigen Jahres der Nachhaltigkeitsberichtserstattung werden so die Erfolge der Optimierungs- und Anpassungsmaßnahmen sehr anschaulich dargestellt. Die Software bietet auch eine Projektmanagementfunktion, mit der Ziele und Maßnahmen gesetzt, abgeleitet und verfolgt werden können. Die dafür notwendigen Aufgaben können innerhalb der Software an entsprechende Kontributoren delegiert und der Fortschritt nachverfolgt werden. Zudem gibt es in der Software ein Modul zum Lieferketten- und Auditmanagement, mit dem Lieferanten verwaltet und Risiken entlang der Lieferkette reduziert werden können.

Die Software bietet Pauschal-Abonnements für kleine und mittlere Unternehmen an, ist aber auch durch individuelle Programmierungsmöglichkeiten für umfangreiche Unternehmensstrukturen geeignet. Bei der kleinsten Paketversion ist die Zahl der Admin-User auf zwei und die der Kontributoren auf zehn Personen beschränkt. WeShyft bietet mit ihrer eigenen Nachhaltigkeits-, Strategieberatung und Unterstützung bei der Durchführung der Wesentlichkeitsanalyse umfangreiche Services an. Diese sind individuell buchbar und mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Die Beurteilung der Software ist auf Grundlage eines offenen Webinars entstanden. Eine Demo-Version zum Testen der Software stand leider nicht zur Verfügung. Einzeltermine und Test-Versionen werden jedoch potenziellen Kund*innen angeboten.

Hier geht es zur Website von WeShyft.

WeSustain

WeSustain richtet sich mit ihren Lösungen an Unternehmen mit einem gewissen Komplexitätsgrad im Reporting (z.B. nach GRI) und in der Organisation (> 300 Mio EUR Umsatz, > 20 Standorte). Die Software bietet sehr viele Möglichkeiten selber zu gestalten (KPI, Fragebögen, Diagramme, Abweichungsraten mit Nachfragen etc.), und ist daher sehr flexibel. Auf der anderen Seite bedarf es dadurch eines höheren Aufwands bei der Einrichtung und Pflege. Der Report wird mit einem Editor im Programm erstellt. Es lassen sich automatisierte Textbausteine einfügen, die dann immer mit den aktuellsten Daten der Software befüllt werden.

WeSustain hat in unserem Fall keinen Kennenlerntermin oder eine Demo-Version angeboten. Es gibt jedoch zwei Beispielvideos, die die Software und den Workflow anschaulich erklären, sodass man einen ersten Eindruck bekommt.

Hier geht es zur Website von WeSustain.

Ein paar Hinweise zum Abschluss

Wir finden es gibt eine unheimlich große und tolle Auswahl an praktischen Tools, die Euch nicht nur bei der Nachhaltigkeitsberichtserstattung, sondern auch beim ganzheitlichen Nachhaltigkeitsmanagement unterstützen können. Unerlässlich ist es, sich vor der Entscheidung für einen Kennenlerntermin bei dem jeweiligen Software-Anbieter zu melden, um spezifische Fragen und Bedürfnisse abklären zu können. Ebenso sollte eine kurze Testphase mit einer Demo- oder Vollversion durchgeführt werden, um sich mit dem Umgang und der Bedienbarkeit vertraut zu machen. Einige Fragen, die wir Euch für diese Test- und Entscheidungsphase ans Herz legen möchten, sind:

  • Welche Stakeholder sind von der Einführung der Software betroffen und sollten daher in den Entscheidungsprozess einbezogen werden?
  • Welche Personen werden mit diesem Tool arbeiten? Ist der Zugang für diese Mitarbeitenden barrierefrei möglich?
  • Werden die Mitarbeitenden durch den Einsatz der Software ent- oder belastet? Wo können Kapazitäten freigeräumt und Hürden abgebaut werden?
  • Wie viel Schulungsbedarf und Zeitaufwand werden benötigt, bevor die Software einsatzbereit ist? Wie viel Zeit bleibt, bevor konkrete Ergebnisse geliefert werden müssen?
  • Ist die Komplexität des Tools und damit der zusätzliche Lern- und Arbeitsaufwand für die Mitarbeitenden angemessen für den Einsatzzweck der Software?
  • Was wird tatsächlich „jetzt“ benötigt? Um welche Funktionen muss die Software in Zukunft nahtlos erweitert werden können?

Wir freuen uns, wenn wir Euch einen Einblick in die Landschaft der Nachhaltigkeitsmanagement-Tools geben konnten. Solltet Ihr weitere Fragen haben, dann nehmt gerne Kontakt zu uns auf!

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